Εισαγωγή αρχείου

Το Excel μας δίνει την δυνατότητα να εισάγουμε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου. Στο «Φύλλο1» βλέπουμε αυτή την περιοχή κελιών. Στην περιοχή αυτή αναγράφονται τα επίθετα, τα ονόματα, η πόλη, η τάξη και ο βαθμός του κάθε μαθητή. Τις τιμές αυτής της περιοχής κελιών δεν τις πληκτρολογήσαμε στο Excel, αλλά τις εισάγαμε από αυτό το αρχείο κειμένου, από ένα αρχείο απλού κειμένου το οποίο δημιουργήσαμε στο σημειωματάριο. Εμφανίζονται και εδώ τα ίδια δεδομένα, τα επίθετα, τα ονόματα, η πόλη, η τάξη και ο βαθμός του κάθε μαθητή. Μοναδική απαίτηση του Excel είναι, τα περιεχόμενα στο αρχείο κειμένου να είναι οριοθετημένα. Η οριοθέτηση μπορεί να γίνει με κενά, με στηλοθέτες, με κόμματα, με ερωτηματικά ή άλλα σύμβολα. Παρατηρούμε πως τα δεδομένα στο αρχείο απλού κειμένου είναι οριοθετημένα με κόμματα. Στο «Φύλλο2» θα εισάγουμε ξανά τα δεδομένα του αρχείου «06.txt». Στο «Φύλλο2» επιλέγουμε π.χ. το κελί «b2». Από το μενού «Δεδομένα», κάνουμε κλικ στην εντολή «Εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων», και επιλέγουμε «Εισαγωγή δεδομένων». Αναζητούμε και επιλέγουμε το αρχείο κειμένου «06.txt», και πατάμε το κουμπί «ʼνοιγμα». Εμφανίζεται ένας οδηγός εισαγωγής κειμένου, ο οποίος για να ολοκληρωθεί απαιτεί τρία βήματα. Στο πρώτο βήμα θα πρέπει να επιλέξουμε μία από τις δύο αυτές επιλογές. Επιλέγουμε «Οριοθετημένο» όταν τα στοιχεία του αρχείου κειμένου διαχωρίζονται με κόμματα, στηλοθέτες (tab), ή κάποιον άλλον χαρακτήρα. Επιλέγουμε «Σταθερού μήκους» σε περίπτωση που όλα τα στοιχεία του αρχείου κειμένου έχουν το ίδιο μήκος. Εμείς θα επιλέξουμε «Οριοθετημένο» αφού τα στοιχεία του αρχείου μας διαχωρίζονται με κόμματα. Στο πεδίο αυτό «Έναρξης εισαγωγής στη γραμμή» καθορίζουμε από ποια γραμμή θα αρχίσει η εισαγωγή. Ορίζουμε την πρώτη, ως γραμμή έναρξης εισαγωγής. Αν δεν θέλαμε να εισάγουμε την πρώτη γραμμή «επίθετο, όνομα κ.λπ.», θα ορίζαμε η έναρξη να γίνει από την δεύτερη γραμμή. Στην προεπισκόπηση εμφανίζεται το κείμενο μας. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο βήμα αυτό επιλέγουμε τον οριοθέτη, που περιέχουν τα δεδομένα μας. Εμείς ορίζουμε το κόμμα ως οριοθέτη αφού τα δεδομένα του αρχείου κειμένου μας είναι διαχωρισμένα με κόμματα. Εάν οριοθέτης δεν ήταν κάποιος από τους τέσσερεις που μας προτείνει το Excel, στηλοθέτης (tab), ερωτηματικό, κόμμα, διάστημα, θα έπρεπε να επιλέξουμε «ʼλλο» και στη συνέχεια να πληκτρολογήσουμε εδώ τον χαρακτήρα που ορίσαμε ως οριοθέτη. Στην προεπισκόπηση μπορούμε να δούμε το αποτέλεσμα. Το κείμενο μας είναι διαχωρισμένο σε στήλες. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Βρισκόμαστε στο τρίτο και τελευταίο βήμα. Πατώντας το κουμπί «Για προχωρημένους» μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο διαχωριστικού δεκαδικών και χιλιάδων. Αυτή τη στιγμή το διαχωριστικό των δεκαδικών είναι το κόμμα, ενώ των χιλιάδων είναι η τελεία. Στην περιοχή «Μορφοποίηση στήλης δεδομένων» ορίζουμε την μορφή των δεδομένων κάθε στήλης. Παρατηρούμε στην προεπισκόπηση ότι κάθε στήλη έχει μορφή «Γενική», η οποία μετατρέπει τις αριθμητικές τιμές σε αριθμούς, τιμές ημερομηνίας σε ημερομηνία και όλες τις υπόλοιπες τιμές σε κείμενο. Αν θέλαμε να αλλάξουμε τη μορφή μιας στήλης την επιλέγουμε, και διαλέγουμε μία από αυτές τις διαθέσιμες επιλογές. Π.χ. για να ορίσουμε την στήλη με τα επίθετα ως κείμενο, επιλέγουμε την στήλη «Επίθετο» και επιλέγουμε «Κείμενο». Πατάμε το κουμπί «Τέλος». Στην τελευταία αυτή καρτέλα επιλέγουμε σε ποιο φύλλο και σε ποια κελιά θα εισαχθούν τα δεδομένα. Επιλέγουμε «Στο υπάρχον φύλλο εργασίας» και ορίζουμε το κελί «b2» ως το πρώτο κελί της περιοχής που θα επικολληθούν τα δεδομένα και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Τα δεδομένα έχουν εισαχθεί στο «Φύλλο2» ξεκινώντας από το κελί «b2». Κάθε φορά που τροποποιούμε τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου μπορούμε να ενημερώνουμε και τον πίνακα στο Excel με τις αλλαγές. Π.χ. στο αρχείο κειμένου «06.txt» αλλάζουμε την βαθμολογία του Λαμπρόπουλου Αντώνιου από 19 σε 20, και αποθηκεύουμε το αρχείο. Ανοίγουμε το «Φύλλο2». Επιλέγουμε τις βαθμολογίες όλων των μαθητών. Από την γραμμή εργαλείων «Εξωτερικά δεδομένα», πατάμε το κουμπί «Ανανέωση δεδομένων». Εδώ κάνουμε κλικ στο ΟΚ. Επιλέγουμε το αρχείο προέλευσης «06.txt» και πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή». Το «Φύλλο2» ενημερώθηκε. Η βαθμολογία του «Λαμπρόπουλου Αντώνιου» άλλαξε. Ας δούμε ένα ακόμη παράδειγμα. Σε ένα νέο φύλλο αυτού του βιβλίου θα εισάγουμε τα δεδομένα του αρχείο κειμένου «06a.txt». Το νέο αυτό φύλλο δεν θα το δημιουργήσουμε όμως εμείς. Τα στοιχεία του αρχείου κειμένου παρατηρούμε ότι είναι οριοθετημένο με στηλοθέτες (tab). Από το μενού «Δεδομένα», κάνουμε κλικ στην εντολή «Εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων» και επιλέγουμε «Εισαγωγή δεδομένων». Αναζητούμε και επιλέγουμε το αρχείο κειμένου «06a.txt», και πατάμε το κουμπί «Άνοιγμα». Εμφανίζεται ο γνωστός οδηγός εισαγωγής κειμένου. Στο πρώτο βήμα επιλέγουμε «Οριοθετημένο» γιατί τα στοιχεία του αρχείου κειμένου διαχωρίζονται από στηλοθέτες (tab). Στο πεδίο αυτό «Έναρξης εισαγωγής της γραμμής», ορίζουμε την πρώτη ως γραμμή έναρξης εισαγωγής. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο δεύτερο βήμα ορίζουμε τον στηλοθέτη (tab) ως οριοθέτη. Στην προεπισκόπηση μπορούμε να δούμε το αποτέλεσμα. Το κείμενο μας είναι διαχωρισμένο σε στήλες. Στο τρίτο βήμα, επιλέγουμε τη στήλη «Επώνυμο», και επιλέγουμε στην περιοχή «Μορφοποίηση στήλης δεδομένων», «Κείμενο». Ομοίως Επιλέγουμε τη στήλη «Όνομα» και επιλέγουμε πάλι «Κείμενο». Πατάμε το κουμπί «Τέλος». Επειδή θέλουμε τα δεδομένα να εισαχθούν σε νέο φύλλο εργασίας επιλέγουμε «Σε νέο φύλλο εργασία», και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Η εισαγωγή έχει ολοκληρωθεί. Τα δεδομένα του αρχείου «06a.txt» έχουν εισαχθεί σε νέο φύλλο στο «Φύλλο3» από το κελί a1.