Μερικά αθροίσματα

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στα μερικά αθροίσματα. Στο φύλλο «Αντιπρόσωποι1» εμφανίζεται μία περιοχή κελιών, με τα ονοματεπώνυμα των αντιπροσώπων, τους νομούς, και τα κέρδη τους. Π.χ. ο Λαμπρόπουλος Στέλιος, στην Αττική κέρδισε 5.450€. Η περιοχή αυτή είναι ταξινομημένη ως προς το νομό, Αττικής, Αχαΐας, Θεσσαλονίκης, και Σέρρες. Υπάρχουν επίσης τέσσερα σύνολα, ένα για κάθε νομό. Το σύνολο Αττικής, το σύνολο Αχαΐας, το σύνολο Θεσσαλονίκης, και το σύνολο Σερρών, στα οποία εμφανίζονται τα συνολικά κέρδη του νομού. Αυτά τα σύνολα ονομάζονται μερικά αθροίσματα. Το συνολικό κέρδος της Αττικής είναι 29.490€, της Αχαΐας 44.800€, της Θεσσαλονίκη 31.570€, και των Σερρών 24.690€. Στο κελί αυτό, εμφανίζεται και το γενικό άθροισμα των κερδών και των τεσσάρων νομών, 130.550€. Αριστερά από την επικεφαλίδα γραμμών, εμφανίζονται τα σύμβολα διάρθρωσης, ένα, δύο, τρία, και τα σύμβολο πλην, ένα για κάθε σύνολο. Κάνοντας κλικ πάνω π.χ. σε αυτό το πλην, της Αττικής, το Excel αποκρύπτει τις λεπτομέρειες δεδομένων της ομάδας του νομού Αττικής, εμφανίζοντας μόνο την γραμμή του συνόλου, και το πλην άλλαξε σε συν. Αν κάνουμε κλικ σε όλα τα πλην, το αποτέλεσμα θα είναι αυτό. Εμφανίζονται μόνο τα σύνολα. Πατώντας το σύμβολο «συν», εμφανίζονται πάλι οι γραμμές με τις λεπτομέρειες της Αττικής, και στη συνέχεια των άλλων νομών. Τα σύμβολα 1, 2, 3, αντιπροσωπεύουν τα επίπεδα διάρθρωσης. Εάν πατήσουμε π.χ. το 1, εμφανίζεται μόνο το «Γενικό άθροισμα». Εάν πατήσουμε το 2, εμφανίζονται μόνο τα σύνολα του κάθε νομού, τα μερικά αθροίσματα δηλαδή καθώς και το «Γενικό άθροισμα». Πατάμε τώρα το 3, και εμφανίσθηκαν οι λεπτομέρειες όλων των αντιπροσώπων. Στο φύλλο «Αντιπρόσωποι 2» θα χρησιμοποιήσουμε τα μερικά αθροίσματα, ώστε να υπολογίσουμε το κέρδος για κάθε νομό, καθώς και το γενικό άθροισμα των κερδών όλων των νομών. Για να μπορέσουμε να υπολογίσουμε τα μερικά αθροίσματα, θα πρέπει η περιοχή κελιών να είναι ταξινομημένη, ως προς την στήλη κατά την οποία θα ομαδοποιηθεί, και να μην υπάρχουν κενές γραμμές μέσα στην περιοχή κελιών. Εμείς θέλουμε να υπολογίσουμε τα μερικά αθροίσματα για κάθε νομό, άρα η στήλη με τους νομούς πρέπει να είναι ταξινομημένη. Επιλέγουμε ένα οποιοδήποτε κελί της στήλης των νομών, και πατάμε το κουμπί «Αύξουσα ταξινόμηση». Η περιοχή κελιών ταξινομήθηκε. Αττικής, Αχαΐας, Θεσσαλονίκης, και Σερρών. Τώρα θα υπολογίσουμε το μερικό άθροισμα για κάθε νομό. Το αποτέλεσμα θα εμφανίζεται στο σημείο που αλλάζει ο νομός. Δηλαδή εδώ, εδώ, εδώ, και εδώ. Επιλέγουμε ένα κελί της περιοχής, και από το μενού «Δεδομένα», επιλέγουμε «Μερικά αθροίσματα». Εδώ επιλέγουμε τον νομό, γιατί όταν αλλάζει ο νομός εμείς θέλουμε να υπολογίζονται τα μερικά αθροίσματα. Εδώ επιλέγουμε την συνάρτηση που θα εφαρμόσουμε. Μπορούμε να επιλέξουμε, Άθροισμα, Πλήθος, Μέσο όρο, Μέγιστο, Ελάχιστο κ.ο.κ. Επιλέγουμε «Άθροισμα». Εδώ επιλέγουμε σε ποια στήλη θα εφαρμοστεί το άθροισμα. Εμείς θέλουμε να υπολογίσουμε το άθροισμα των κερδών. Επιλέγουμε λοιπόν την στήλη «Κέρδη». Ενεργοποιούμε μόνο το πλαίσιο ελέγχου «Σύνοψη κάτω από τα δεδομένα», για να εισάγονται γραμμές μερικού αλλά και γενικού αθροίσματος κάτω από τα λεπτομερή δεδομένα. Διαφορετικά θα εμφανίζονται πάνω από τα δεδομένα. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Εμφανίζεται στο τέλος κάθε νομού το μερικό άθροισμα κερδών του κάθε νομού, και στη τελευταία γραμμή της περιοχής κελιών εμφανίζεται το γενικό άθροισμα και των τεσσάρων νομών. Για να καταργήσουμε το μερικό άθροισμα από το φύλλο «Αντιπρόσωποι2», επιλέγουμε ένα κελί του πίνακα, και από το μενού «Δεδομένα», επιλέγουμε «Μερικά αθροίσματα». Πατάμε το κουμπί «Κατάργηση όλων». Στην περιοχή κελιών δεν εμφανίζονται ούτε τα μερικά αθροίσματα των νομών, αλλά ούτε και το γενικό άθροισμα.