Ονομασία περιοχής κελιών

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στην ονομασία μεμονωμένων κελιών και περιοχών κελιών. Στο excel μπορούμε να δώσουμε ένα όνομα σε ένα κελί ή σε μια περιοχή κελιών, ούτως ώστε να αναφερόμαστε σε αυτό με το όνομα και όχι με την αναφορά του. Π.χ. το κελί b1 ονομάζεται «Μεταφορικά», και το όνομα εμφανίζεται στο πλαίσιο ονόματος, εδώ. Η περιοχή από το κελί d4 έως d12, εμφανίζει την ποσότητα του κάθε προϊόντος. Επιλέγουμε την περιοχή από το κελί d4 έως d12 και παρατηρούμε ότι το όνομα της περιοχής είναι «Ποσότητα». Θα δείξουμε πως μπορούμε να ονομάσουμε ένα κελί. Π.χ. το κελί c4 θα το ονομάσουμε «RAM». Επιλέγουμε το κελί. Στο πλαίσιο ονόματος εμφανίζεται η αναφορά του κελιού, c4 δηλαδή. Διαγράφουμε την αναφορά και πληκτρολογούμε το όνομα RAM. Για να επικυρώσουμε την αλλαγή θα πρέπει να πατήσουμε το πλήκτρο ENTER. Για το κελί c4, μπορούμε πλέον, πέραν της αναφοράς c4, να χρησιμοποιήσουμε και το όνομα του, «RAM». Ας δούμε τώρα πως μπορούμε να ονομάσουμε μία περιοχή κελιών. Θα ονομάσουμε την περιοχή που περιέχει τα κόστη, από το κελί f4 έως f12 σε «Κόστος». Επιλέγουμε πρώτα όλα τα κελιά, κάνουμε κλικ στο πλαίσιο ονόματος, πληκτρολογούμε το όνομα Κόστος, και πατάμε το πλήκτρο ENTER. Η περιοχή κελιών έχει ονομαστεί πλέον με το όνομα «Κόστος». Ας δούμε πως μπορούμε να ονομάσουμε ένα κελί ή μία περιοχή κελιών και με έναν άλλο τρόπο. Το κελί c6 θα το ονομάσουμε «TFT». Επιλέγουμε το κελί c6. Από το μενού «Εισαγωγή» κάνουμε κλικ στην εντολή «Όνομα» και επιλέγουμε «Ορισμός». Εδώ εμφανίζονται όλα τα ονόματα που έχουν δοθεί σε κελιά ή περιοχές κελιών. Στο πεδίο αυτό διαγράφουμε το προεπιλεγμένο όνομα «οθόνη», και πληκτρολογούμε το όνομα TFT, και πατάμε το κουμπί «Προσθήκη». Το κελί c6 ονομάστηκε TFT. Για να μεταβούμε σε μία περιοχή ή σε ένα κελί που έχουμε ονομάσει, κάνουμε το εξής: Κάνουμε κλικ σε αυτό το μαύρο βέλος. Εμφανίζονται όλα τα ονόματα των κελιών ή των περιοχών που έχουμε ονομάσει, RAM, TFT, Κόστος, Μεταφορικά, Ποσότητα. Εάν επιλέξουμε π.χ. «Ποσότητα» το Excel επιλέγει τα αντίστοιχα κελιά. Μπορούμε βέβαια να διαγράψουμε το όνομα ενός κελιού ή μίας περιοχής κελιών. Θα διαγράψουμε π.χ. το όνομα «Μεταφορικά». Κάνουμε κλικ σε ένα οποιοδήποτε κελί. Από το μενού «Εισαγωγή» κάνουμε κλικ στην εντολή «Όνομα», και επιλέγουμε «Ορισμός». Επιλέγουμε το όνομα «Μεταφορικά» και πατάμε το κουμπί «Διαγραφή». Το όνομα «Μεταφορικά» δεν εμφανίζεται πλέον μαζί με τα υπόλοιπα ονόματα. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Το κελί b1 δεν ονομάζεται πλέον «Μεταφορικά». Ας δούμε τώρα ένα ακόμη παράδειγμα δημιουργίας ονομάτων. Στο «φύλλο2» εμφανίζονται οι πωλήσεις έξη εταιριών αυτοκινήτων, για τους πέντε πρώτους μήνες του χρόνου. Θέλουμε να ονομάσουμε την περιοχή με τις πωλήσεις κάθε εταιρίας, με το όνομα της εταιρίας και την περιοχή για κάθε μήνα με το όνομα του μήνα. Π.χ. στην περιοχή από το κελί c4 έως c9 θα δώσουμε το όνομα Ιανουάριος, στην περιοχή από το κελί d4 έως d9 θα δώσουμε το όνομα Φεβρουάριος κ.ο.κ. Στην περιοχή από το κελί c4 έως g4 θα δώσουμε το όνομα «Mercedes», στην περιοχή από το κελί c5 έως g5 θα δώσουμε το όνομα «Alfa Romeo» κ.ο.κ. Ασφαλώς και δεν θα ονομάσουμε τις περιοχές αυτές με τον τρόπο που γνωρίσαμε ως τώρα γιατί θα απαιτούσε πολύ χρόνο και κόπο. Επιλέγουμε την περιοχή από b3 έως g9. Από το μενού «Εισαγωγή» κάνουμε κλικ στην εντολή «Όνομα», και επιλέγουμε «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία ονομάτων». Ενεργοποιούμε όποιες περιοχές θέλουμε να χρησιμοποιηθούν στην αυτόματη δημιουργία ονομάτων. Επιλέγουμε «Πρώτη γραμμή» για να δημιουργηθούν τα ονόματα «Ιανουάριος», «Φεβρουάριος» κ.ο.κ.. Επιλέγουμε επίσης «Αριστερή στήλη» για να δημιουργηθούν τα ονόματα «Mercedes», «Alfa Romeo» κ.ο.κ., και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Κάνοντας κλικ στο μαύρο βέλος εμφανίζονται τα ονόματα της κάθε εταιρίας, και του κάθε μήνα. Εάν π.χ. επιλέξουμε «Mercedes», το Excel μας επιλέγει τις τιμές της Mercedes και για τους πέντε μήνες. Το όνομα ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε σε τύπους όπως χρησιμοποιούμε τις αναφορές. Η χρήση ονόματος αντί για αναφορές κελιών είναι πολύ χρήσιμη επειδή εξαλείφει την ανάγκη πληκτρολόγησης σύνθετων αναφορών. Ας το δούμε στην πράξη. Στο κελί f13 θα εισάγουμε μία συνάρτηση που θα υπολογίζει το συνολικό κόστος χρησιμοποιώντας τις αναφορές κελιών. Το άθροισμα δηλαδή των κελιών από το κελί f4 έως το f12. Επιλέγουμε το κελί f13 και πληκτρολογούμε την συνάρτηση: = Sum(f4:f12), και πατάμε το πλήκτρο ENTER. Υπενθυμίζουμε ότι την περιοχή f4:f12 την ονομάσαμε Κόστος. Στο κελί f14 θα εισάγουμε πάλι την συνάρτηση Sum χρησιμοποιώντας ως όρισμα όχι τις αναφορές των κελιών όπως προηγουμένως, αλλά το όνομα της περιοχής. Επιλέγουμε το κελί, πληκτρολογούμε = Sum, ανοίγουμε την παρένθεση πληκτρολογούμε Κόστος, κλείνουμε την παρένθεση και πατάμε το κουμπί ENTER. Το αποτέλεσμα είναι το ίδιο. Τα καθορισμένα ονόματα ενός κελιού ή μίας περιοχής κελιών, σε ένα φύλλο εργασίας, είναι διαθέσιμα και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας του ιδίου βέβαια βιβλίου εργασίας. Ας δούμε τώρα μερικές λανθασμένες ονομασίες. Επιλέγουμε το κελί e9 και πληκτρολογούμε ως όνομα κελιού, BMW Μαρτίου, και πατάμε ENTER. Εμφανίζεται το μήνυμα αυτό το οποίο μας υπενθυμίζει το όνομα δεν είναι έγκυρο. Η ονομασία αυτή είναι λανθασμένη διότι περιέχει κενό μεταξύ των λέξεων. Θα πληκτρολογήσουμε ξανά το όνομα χρησιμοποιώντας κάτω παύλα ανάμεσα στις λέξεις. Η ονομασία έγινε αποδεκτή. Πληκτρολογούμε στο κελί Ε4 το όνομα 3η_τιμή, πάλι η ονομασία είναι λανθασμένη διότι ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι γράμμα ή κάτω παύλα και όχι αριθμός.