Πρότυπα

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στην δημιουργία, στη χρήση, και στην επεξεργασία ενός προτύπου. Τα πρότυπα, μας εξοικονομούν πολύ χρόνο διασφαλίζοντας παράλληλα την ομοιομορφία μεταξύ των βιβλίων εργασίας μας. Τις περισσότερες φορές όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο «Κενό βιβλίο εργασίας». Το «Κενό βιβλίο εργασίας» είναι στην πραγματικότητα ένα πρότυπο. Όλα τα πρότυπα έχουν κατάληξη, .xlt. Το excel, όπως ήδη γνωρίζουμε, περιέχει μια συλλογή από πρότυπα. Έτσι, αν θέλουμε να συντάξουμε π.χ. ένα προτιμολόγιο πωλήσεων, μπορούμε αντί να επιλέξουμε «Κενό βιβλίο εργασίας» και να το δημιουργήσουμε εκ του μηδενός, να επιλέξουμε από το μενού «Αρχείο», την εντολή «Δημιουργία», και από το παράθυρο εργασιών να επιλέξουμε «πρότυπα στον υπολογιστή μου». Στο παράθυρο αυτό, εμφανίζονται τα προκαθορισμένα πρότυπα, ταξινομημένα σε δύο καρτέλες, «Γενικές επιλογές», και «Λύσεις με υπολογιστικά φύλλα». Κάνουμε κλικ στην καρτέλα «Λύσεις με υπολογιστικά φύλλα», επιλέγουμε «Προτιμολόγιο πωλήσεων», και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Στην οθόνη μας εμφανίζεται ένα φύλλο το οποίο περιέχει ήδη μορφοποιημένα κελιά. Εμείς, απλώς πληκτρολογούμε τα δικά μας στοιχεία στις κατάλληλες θέσεις. Εδώ, στη περιοχή ονόματος, πληκτρολογούμε Λαμπρόπουλος, στην περιοχή διεύθυνση, Πίνδου 6, πόλη Καλαμαριά, τηλέφωνο 2310888771, ταχυδρομικό κώδικα 55132. Ποσότητα 10, περιγραφή Ποντίκια, τιμή μονάδος 5€. Στο σύνολο εμφανίζεται το αποτέλεσμα 50€, όπως και πιο κάτω. Στη συνέχεια θα δείξουμε πως δημιουργούμε ένα νέο, δικό μας πρότυπο, π.χ. την κατάσταση εσόδων, βασισμένο σε ένα ήδη υπάρχον πρότυπο. Από το μενού «Αρχείο», κάνουμε κλικ στην εντολή «Δημιουργία», και δεξιά εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών. Επιλέγουμε «πρότυπα στον υπολογιστή μου». Κάνουμε κλικ στην καρτέλα «Λύσεις με υπολογιστικά φύλλα», και επιλέγουμε «Κατάσταση εξόδων», και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Έτσι, το νέο μας πρότυπο θα βασιστεί σε ένα ήδη υπάρχον, στην «Κατάσταση εξόδων». Δεν θα το δημιουργήσουμε εκ του μηδενός, αν και θα μπορούσαμε. Σε αυτό το βιβλίο εργασίας κάνουμε μερικές αλλαγές. Για να γίνουν όμως οι αλλαγές θα πρέπει πρώτα να καταργήσουμε την προστασία του φύλλου εργασίας από το μενού Εργαλεία, Προστασία, Κατάργηση προστασίας φύλλου εργασίας. Στο κελί L6, αντικαθιστούμε τη λέξη «εξόδων» με «εσόδων». Στο κελί m10, αντικαθιστούμε τη λέξη «εξόδων» με «εσόδων». Διαγράφουμε επίσης την στήλη «Τηλέφωνο». Επιλέγουμε την στήλη «Κ», κάνουμε δεξί κλικ, και επιλέγουμε την εντολή «Διαγραφή». Ενεργοποιούμε την προστασία ξανά από το μενού Εργαλεία, Προστασία, Προστασία φύλλου. και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Το αποθηκεύουμε κάνοντας κλικ στο Αρχείο, Αποθήκευση. Στο πεδίο «Αποθήκευση ως τύπο», επιλέγουμε «Πρότυπο». Προσοχή: το excel μας προτείνει μια συγκεκριμένη θέση. Καλό είναι να διατηρήσουμε αυτή τη θέση αποθήκευσης. Αν την αλλάξουμε, τότε, κάθε φορά που θα δημιουργούμε νέο βιβλίο εργασίας, τα οποίο θα βασίζεται στο πρότυπο αυτό, θα πρέπει να το αναζητούμε. Επίσης προσέχουμε πως η κατάληξη είναι xlt, και όχι xls. Στη συνέχεια πληκτρολογούμε το όνομα, με το οποίο θα αποθηκευτεί το πρότυπό μας. Κατάσταση εσόδων, και πατάμε το κουμπί Αποθήκευση. Δημιουργήσαμε ένα νέο πρότυπο με βάση το πρότυπο «Κατάσταση εξόδων». Για να δημιουργήσουμε ένα βιβλίο με βάση το πρότυπο που μόλις δημιουργήσαμε, από το μενού Αρχείο, Δημιουργία, Πρότυπα στον υπολογιστή μου, και κάνουμε κλικ στην καρτέλα «Γενικές επιλογές». Όλα τα πρότυπα τα οποία θα δημιουργούμε θα βρίσκονται στη καρτέλα αυτή. Επιλέγουμε το πρότυπο «Κατάσταση εσόδων» και πατάμε το κουμπί ΟΚ.