Αυτόματα

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στα αυτόματα φίλτρα. Υπάρχουν δύο τρόποι φιλτραρίσματος ο αυτόματος, ο οποίος εφαρμόζεται με απλά κριτήρια, και ο σύνθετος, ο οποίος εφαρμόζεται με πολύπλοκα κριτήρια. Στο φύλλο εργασίας της οθόνης μας, εμφανίζεται η βαθμολογία 70 μαθητών, στα τέσσερα μαθήματα, μαθηματικά, φυσική, χημεία, και έκθεση. Θα εμφανίσουμε με τη χρήση αυτόματου φίλτρου τους μαθητές που έχουν βαθμολογηθεί στα μαθηματικά με 18. Για να εφαρμόσουμε σωστά ένα φίλτρο, θα πρέπει η πρώτη γραμμή της περιοχής στην οποία θα εφαρμόσουμε το φίλτρο να είναι γραμμή κεφαλίδων. Αυτή η γραμμή είναι η γραμμή κεφαλίδων. Το επώνυμο, το όνομα, τα μαθήματα. Οι αμέσως επόμενες γραμμές περιέχουν τα δεδομένα. Δεν επιτρέπεται να υπάρχουν κενές γραμμές στην περιοχή δεδομένων. Γι’ αυτό σβήνουμε την 16η γραμμή. Επιλέγουμε ένα οποιοδήποτε κελί της περιοχής. Προσοχή: δεν πρέπει να επιλέξουμε περισσότερα κελιά. Από το μενού Δεδομένα, Φίλτρο, επιλέγουμε «Αυτόματο φίλτρο». Το Excel εμφανίζει δίπλα στην κεφαλίδα κάθε στήλης της περιοχής αυτά τα βέλη. Θα χρησιμοποιήσουμε τα βέλη αυτά για να ορίσουμε τα κριτήρια. Κάνοντας κλικ σε ένα από αυτά, εμφανίζονται οι τιμές της συγκεκριμένης στήλης, τις οποίες μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ως κριτήριο. Επιλέγουμε την τιμή 18 στο μάθημα των μαθηματικών. Το Excel εμφανίζει ένα υποσύνολο δεδομένων, το οποίο περιέχει μόνο τους μαθητές οι οποίοι στα μαθηματικά έχουν πάρει 18, απέκρυψε δηλαδή όλες τις άλλες γραμμές που δεν ικανοποιούν το κριτήριο. Παρατηρούμε επίσης ότι οι αριθμοί των γραμμών που απομένουν εμφανίζονται με μπλε χρώμα, όπως με μπλε χρώμα εμφανίζεται και το βέλος στα Μαθηματικά, που σημαίνει ότι σε αυτή τη στήλη εφαρμόσαμε ένα κριτήριο. Τα φίλτρα, εμφανίζουν μόνο τις γραμμές που πληρούν τα κριτήρια του φιλτραρίσματος, αποκρύπτοντας τις υπόλοιπες γραμμές, σε αντίθεση με την ταξινόμηση, που πραγματοποιεί αναδιάταξη των γραμμών. Στο παράδειγμά μας 10 μαθητές από τους 70 έχουν βαθμό 18 στα μαθηματικά. Για να καταργήσουμε το φίλτρο και να εμφανίσουμε όλες τις γραμμές, πατάμε το μπλε βέλος της στήλης Μαθηματικά και επιλέγουμε «Όλα». Στη συνέχεια, ας υποθέσουμε πως θέλουμε να εμφανίσουμε τους μαθητές με τους πέντε μεγαλύτερους βαθμούς στα Μαθηματικά. Πατάμε το βέλος της στήλης Μαθηματικά. Από τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγουμε «Πρώτα 10». Εδώ επιλέγουμε «Αρχή» επειδή θέλουμε τις πέντε μεγαλύτερες τιμές. Αν θέλαμε τις πέντε χαμηλότερες θα επιλέγαμε «Τέλος». Εδώ ορίζουμε την τιμή 5. Εδώ επιλέγουμε «Στοιχεία». Διαφορετικά θα επιλέγαμε ποσοστό και θα μας εμφάνιζε το 5% των μεγαλύτερων βαθμών. Αφού ολοκληρώσαμε τις επιλογές κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Στον πίνακα εμφανίζονται οι οκτώ μαθητές, με τους μεγαλύτερους βαθμούς στα Μαθηματικά. Θα περιμέναμε να εμφανιστούν πέντε αντί για οκτώ. Οι τρεις επιπλέον μαθητές εμφανίζονται, λόγω ισοβαθμίας. Θα εμφανίσουμε ξανά όλες τις γραμμές. Κάνουμε κλικ στο μπλε βέλος και επιλέγουμε όλα. Στη συνέχεια, ας υποθέσουμε πως θέλουμε να εμφανίσουμε όλους τους μαθητές, που ο βαθμός τους στη Φυσική είναι μεταξύ 10 και 15. Κάνουμε κλικ στο βέλος της στήλης Φυσική και επιλέγουμε «Προσαρμογή». Εδώ ορίζουμε το εύρος τιμών. Επιλέγουμε «είναι μεγαλύτερο ή ίσο του», και επιλέγουμε την τιμή 10. Θα πρέπει όμως οι βαθμοί να είναι ταυτόχρονα και μικρότεροι ή ίσοι του 15. Επιλέγουμε για τον λόγο αυτό, τον τελεστή ισότητας «και», και στη συνέχεια επιλέγουμε «είναι μικρότερο ή ίσο του», και εδώ την τιμή 15. Εάν στις επιλογές δεν υπήρχε η τιμή 15 θα μπορούσαμε να την πληκτρολογήσουμε. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Εμφανίστηκαν 35 εγγραφές όπως μπορούμε να δούμε στην γραμμή κατάστασης εδώ «35 από 70 εγγραφές». Εμφανίζουμε ξανά όλες τις εγγραφές. Στον πίνακα υπάρχουν μαθητές στο μάθημα της Χημείας οι οποίοι δεν έχουν βαθμολογηθεί, αυτός, αυτός, και αυτός. Για να βρούμε σε ποιους μαθητές δεν υπάρχει βαθμός στο μάθημα της Χημείας, κάνουμε το εξής. Πατάμε το βέλος της Χημείας και επιλέγουμε «κενά». Εμφανίστηκαν τρεις μαθητές. Για να εμφανίζουμε πάλι όλες τις εγγραφές επιλέγουμε από το μενού Δεδομένα, Φίλτρο, «Εμφάνιση όλων». Για να καταργήσουμε το φίλτρο, για να μην εμφανίζονται δηλαδή αυτά τα βέλη, από το μενού Δεδομένα, Φίλτρο, απενεργοποιούμε την επιλογή «Αυτόματο φίλτρο». Τα βέλη δεξιά από τις κεφαλίδες των στηλών αφαιρέθηκαν. Το φίλτρο καταργήθηκε.