Επαφές – Εισαγωγικά

Στην συνέχεια θα αναφερθούμε στις “Επαφές”. Στις “Επαφές”, έχουμε πρόσβαση αν κάνουμε κλικ εδώ. Οι “Επαφές” είναι σαν μια ηλεκτρονική ατζέντα. Όπως στην ατζέντα μας σημειώνουμε το τηλέφωνο και τις διευθύνσεις των προσώπων, που μας ενδιαφέρουν, έτσι και στο Outlook, δημιουργούμε μια επαφή για κάθε πρόσωπο. Σε κάθε “Επαφή”, μπορούμε να εισάγουμε πλήθος πληροφοριών όπως: επώνυμο, όνομα, τηλέφωνα, διευθύνσεις, ηλεκτρονική διεύθυνση κ.λπ.. Στο σημείο αυτό μπορείτε να δείτε πως έχουμε δημιουργήσει ήδη πέντε “Επαφές”, για πέντε πρόσωπα. Η τελευταία, οι “Φίλοι”, δεν είναι μια “Επαφή” αλλά μια ομάδα επαφών. Οι “Ομάδες” αποτελούνται από μέλη. Μέλη της συγκεκριμένης ομάδας, είναι ο Βασίλης, και ο Ηλίας. Αν στέλνουμε πολύ συχνά το ίδιο μήνυμα, και στον Βασίλη και στον Ηλία, αντί να στέλνουμε ξεχωριστά στον καθένα το ίδιο μήνυμα, δημιουργούμε μια ομάδα, στην οποία αυτοί οι δύο είναι μέλη, και την επόμενη φορά που θα θέλουμε να τους στείλουμε ένα μήνυμα, το μήνυμα θα το στείλουμε στην ομάδα, και όχι στον καθένα ξεχωριστά. Ας δούμε τώρα ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης των “Επαφών”. Ξεκινάμε από τη δημιουργία ενός μηνύματος. Έχουμε ήδη αναφέρει, πως στο πεδίο “Προς”, πληκτρολογούμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη. Αν θέλουμε π.χ., να στείλουμε μήνυμα στον Κώστα Γουτούδη, πληκτρολογούμε kostas@infolearn.gr. Αυτό όμως χρειάζεται χρόνο, και υπάρχει η πιθανότητα, να κάνουμε λάθος στην πληκτρολόγηση. Θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την “Επαφή” του Κώστα για να μη χρειάζεται να πληκτρολογούμε την διεύθυνση του κάθε φορά. Από τη στιγμή λοιπόν, που υπάρχει μια “Επαφή” με όνομα Κώστας Γουτούδης, κάνουμε ένα κλικ στο κουμπί “Προς”, εμφανίζονται οι “Επαφές” μας, επιλέγουμε τον Κώστα Γουτούδη, και κάνοντας πάλι κλικ στο κουμπί “Προς”, τον εισάγουμε. Στην συνέχεια απλώς κάνουμε κλικ στο κουμπί “ΟΚ”. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να πληκτρολογούμε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των “Επαφών” μας, ούτε και να τις θυμόμαστε ασφαλώς. Με τον ίδιο τρόπο, αν στο πεδίο “Κοινοποίηση” θέλουμε να εισάγουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση της Δέσποινας Λαμπροπούλου, την επιλέγουμε, κάνουμε κλικ στο πεδίο “Κοινοποίηση”, και στη συνέχεια κλικ στο κουμπί “ΟΚ”. Στην συνέχεια εισάγουμε το κείμενο του Θέματος, και το κείμενο του μηνύματος. Τα οφέλη από τη χρήση των “Επαφών”, είναι πιστεύουμε οφθαλμοφανή. Ας δούμε άλλο ένα παράδειγμα. Διαγράφουμε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις στα πεδία “Προς”, και “Κοινοποίηση”. Το μήνυμα μας θα το στείλουμε στον Βασίλη και στον Ηλία. Κάνουμε λοιπόν κλικ στο κουμπί “Προς”, επιλέγουμε το όνομα του Βασίλη, και πάλι κλικ στο κουμπί Προς. Στη συνέχεια επιλέγουμε τον Ηλία, και κάνουμε κλικ στο κουμπί “Προς”. Με αυτόν τον τρόπο, το μήνυμα που θα στείλουμε αυτή τη στιγμή θα το λάβουν και ο Βασίλης, και ο Ηλίας. Έχουμε όμως ήδη αναφέρει, οτι ο Βασίλης και ο Ηλίας είναι μέλη της ομάδας “Φίλοι”, άρα δεν χρειάζεται να τους επιλέγουμε ξεχωριστά. Θα μπορούσαμε απλώς να εισάγουμε την ομάδα στο πεδίο “Προς”. Ας δούμε πώς. Διαγράφουμε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις, επιλέγουμε την ομάδα, κάνουμε κλικ στο “Προς”, και “ΟΚ”. Με αυτόν τον τρόπο το email που θα πληκτρολογήσουμε, θα το λάβουν όλα τα μέλη της ομάδας. Ο Βασίλης και ο Ηλίας. Μετά από αυτή τη σύντομη εισαγωγή, θα δείξουμε πως δημιουργούμε “Επαφές”, και πώς δημιουργούμε “ομάδες επαφών”.