Επεξεργασία αρχείου προέλευσης δεδομένων

Υπενθυμίζουμε ότι όταν θέλουμε να στείλουμε το ίδιο έγγραφο σε πολλούς παραλήπτες, χρησιμοποιούμε την συγχώνευση αλληλογραφίας η οποία ολοκληρώνεται σε 6 βήματα στο office 2003. Ας υποθέσουμε πως θέλουμε να στείλουμε μια επιστολή. Για να δημιουργηθεί η επιστολή χρειαζόμαστε δύο πράγματα. Το έγγραφο έναρξης, το οποίο περιέχει το κείμενο που θα στείλουμε, και το αρχείο προέλευσης δεδομένων, το οποίο περιέχει τα ονόματα των παραληπτών. Στο παράδειγμα μας, θα χρησιμοποιήσουμε ως έγγραφο έναρξης το τρέχον έγγραφο. Ως αρχείο προέλευσης δεδομένων, θα χρησιμοποιήσουμε το έγγραφο αυτό. Το έγγραφο αυτό περιέχει ένα πίνακα, στον οποίο εμφανίζονται τα επίθετα, τα ονόματα, η πόλη, η τάξη, και ο βαθμός 17 μαθητών. Ας ξεκινήσουμε την διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Από το μενού Εργαλεία, Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέγουμε «Συγχώνευση αλληλογραφίας». Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών δεξιά. Στο πρώτο βήμα επιλέγουμε «Επιστολές» επειδή θέλουμε να στείλουμε μια επιστολή, και μεταβαίνουμε στο επόμενο βήμα. Επιλέγουμε «Χρήση τρέχοντος εγγράφου» επειδή το τρέχον έγγραφο θα στείλουμε ως επιστολή, και κάνουμε κλικ στο «Επόμενο». Βρισκόμαστε στο τρίτο βήμα στο οποίο θα επιλέξουμε το έγγραφο που περιέχει τους παραλήπτες. Επιλέγουμε «Χρήση υπάρχουσας λίστας» και κάνουμε κλικ στην «Αναζήτηση». Επιλέγουμε το αρχείο 43_1.doc, και πατάμε το κουμπί «ʼνοιγμα». Εμφανίζεται ο ίδιος πίνακας με αυτόν που είχαμε δει πριν λίγο, αλλά με διαφορετική μορφή. Στην κορυφή εμφανίζεται μία γραμμή με τα ονόματα των πεδίων. Από κάτω εμφανίζονται τα στοιχεία των 17 μαθητών. Η επιστολή θα σταλεί σε όλους τους μαθητές. Εάν για κάποιο λόγο δεν θέλουμε να σταλεί στον «Παπαδόπουλο», και στον «Δήμα», θα από-επιλέξουμε το στοιχείο που βρίσκεται μπροστά στους μαθητές αυτούς. Ας δούμε τώρα τι πρέπει να κάνουμε ώστε να αλλάξουμε τα στοιχεία μιας εγγραφής. Π.χ. θα αλλάξουμε την βαθμολογία του «Γουτούδη» από 20 σε 13. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία». Μεταβαίνουμε στην εγγραφή του «Γουτούδη». Αλλάζουμε την τιμή της βαθμολογίας σε 13, και πατάμε το κουμπί «Κλείσιμο». Η βαθμολογία του «Γουτούδη», άλλαξε όπως μπορούμε να δούμε εδώ. Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στην προσθήκη μίας νέας εγγραφής. Πατάμε το κουμπί «Επεξεργασία». Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη Νέας». Πληκτρολογούμε τα στοιχεία. Τσιμοπούλου, Ανθή, Κοζάνη, τάξη Γ, και βαθμό 15. Πατάμε το κουμπί «Κλείσιμο». Στην λίστα παραληπτών προστέθηκε η νέα μαθήτρια. Μπορούμε ακόμη και να διαγράψουμε μία εγγραφή. Για να διαγράψουμε την «Λαμπροπούλου» πατάμε το κουμπί «Επεξεργασία». Μεταβαίνουμε στην «Λαμπροπούλου», και πατάμε το κουμπί «Διαγραφή». Την διαγραφή δεν θα πρέπει να την συγχέουμε με την από-επιλογή αυτών των στοιχείων. Όταν οι εγγραφές μας είναι πολλές, είναι δύσκολο να αναζητήσουμε μία συγκεκριμένη εγγραφή. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιούμε την «Εύρεση». Θα αναζητήσουμε τους μαθητές με όνομα «Νίκος». Πατάμε το κουμπί «Εύρεση», πληκτρολογούμε Νίκος, επιλέγουμε το πεδίο «Όνομα», και πατάμε το κουμπί «Εύρεση πρώτου». Ο πρώτος μαθητής που βρέθηκε είναι ο «Παπαδόπουλος». Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εύρεση επόμενου», βρέθηκε και ο δεύτερος μαθητής με το όνομα Νίκος. Πατάμε πάλι το κουμπί «Εύρεση επόμενου». Το Word μας εμφανίζει το μήνυμα αν θέλουμε η αναζήτηση να συνεχιστεί από την αρχή. Πατάμε ΝΑΙ. Η αναζήτηση ολοκληρώθηκε.