Κεφαλίδα Και Υποσέλιδο

Σε αυτό το μάθημα, θα ασχοληθούμε με τις κεφαλίδες, και τα υποσέλιδα των εκθέσεων. Θα δημιουργήσουμε μία έκθεση, η οποία θα βασίζεται στο ερώτημα «ΈκθεσηΣύνοψης». Το συγκεκριμένο ερώτημα, μας δίνει πληροφορίες για την κάθε πώληση. Ποιος πελάτης αγόρασε σε ποια ημερομηνία, ποιόν δίσκο, σε πόσα αντίτυπα κ.λπ. Κλείνουμε το ερώτημα. Θα δημιουργήσουμε μία νέα έκθεση, κενή, δηλαδή χωρίς την χρήση του οδηγού. Δημιουργία έκθεσης, σε προβολή σχεδίασης. Η νέα έκθεση δημιουργήθηκε. Την αποθηκεύουμε, με όνομα test. Για να ρυθμίσουμε την έκθεση, έτσι ώστε να αντλεί δεδομένα από το ερώτημα ΈκθεσηΣύνοψης, κάνουμε το εξής. Στο σημείο τομής των χαράκων, κάνουμε δεξί κλικ, και επιλέγουμε Ιδιότητες. Στην καρτέλα «Όλα», αλλάζουμε την τιμή της ιδιότητας «Προέλευση εγγραφών», και επιλέγουμε το ερώτημα «ΈκθεσηΣύνοψης». Εμφανίζεται αυτόματα, και το παράθυρο της Λίστας πεδίων το οποίο περιέχει τα πεδία του ερωτήματος. Παρατηρούμε, ότι η έκθεση μας αυτή την στιγμή, χωρίζεται σε τρεις ενότητες, στην «Κεφαλίδα σελίδας», στην «Λεπτομέρεια», και στο «Υποσέλιδο σελίδας». Υπάρχουν διαθέσιμες ακόμη δύο ενότητες, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο της έκθεσης. Για τις ενεργοποιήσουμε, μεταβαίνουμε στο μενού «Προβολή», «Κεφαλίδα/υποσέλιδο έκθεσης». Τώρα πλέον εμφανίζονται 5 ενότητες. Στην ενότητα Λεπτομέρεια, θα προσθέσουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανιστούν. Προσθέτουμε λοιπόν τα πεδία πελάτης, Τίτλος συλλογής, και Ποσότητα. Μεταβαίνουμε σε προεπισκόπηση, και το αποτέλεσμα είναι αυτό. Συγκεκριμένα, για κάθε πώληση, εμφανίζονται μόνο τα 3 πεδία που προσθέσαμε. Ας προσθέσουμε μία ετικέτα, σε κάθε μία από τις υπόλοιπες ενότητες. Εμφανίζουμε την Εργαλειοθήκη. Στην ενότητα Κεφαλίδα έκθεσης προσθέτουμε μία ετικέτα, με το κείμενο «Κεφαλίδα έκθεσης». Στην ενότητα Κεφαλίδα σελίδας προσθέτουμε μία ετικέτα, με το κείμενο «Κεφαλίδα σελίδας». Στην ενότητα Υποσέλιδο σελίδας προσθέτουμε μία ετικέτα, με το κείμενο «Υποσέλιδο σελίδας». Και στην ενότητα Υποσέλιδο έκθεσης, προσθέτουμε μία ετικέτα, με το κείμενο «Υποσέλιδο έκθεσης». Μεταβαίνουμε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης. Παρατηρούμε, ότι στην πρώτη σελίδα, πρώτα εμφανίζεται το κείμενο Κεφαλίδα έκθεσης, μετά το κείμενο Κεφαλίδα σελίδας, στην συνέχεια κάποιες εγγραφές, και μετά το υποσέλιδο σελίδας. Σε όλες τις επόμενες σελίδες, εμφανίζεται η κεφαλίδα σελίδας, κάποιες εγγραφές, και μετά το υποσέλιδο σελίδας. Στην τελευταία σελίδα, εμφανίζεται, η κεφαλίδα σελίδας, κάποιες εγγραφές, το υποσέλιδο της έκθεσης, και το υποσέλιδο σελίδας. Από τα προηγούμενα γίνεται αντιληπτό, ότι η κεφαλίδα και το υποσέλιδο της έκθεσης, εμφανίζονται μόνο μία φορά το καθένα, στην αρχή, και στο τέλος της έκθεσης. Η κεφαλίδα είναι κατάλληλη για τον τίτλο-όνομα της έκθεσης, ενώ το υποσέλιδο, για την εμφάνιση κάποιων συγκεντρωτικών στοιχείων όπως το σύνολο της ποσότητας. Η κεφαλίδα σελίδας, και το υποσέλιδο σελίδας εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Στην κεφαλίδα συνήθως εμφανίζουμε τους τίτλους των δεδομένων, και στο υποσέλιδο την αρίθμηση σελίδων ή/και ημερομηνίας εκτύπωσης. Η προσθήκη και η μορφοποίηση ετικετών σε κάποια ενότητα είναι ήδη γνωστή. Ας δούμε πως μπορούμε να προσθέσουμε ένα πλαίσιο κειμένου, το οποίο θα εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία σε κάθε σελίδα. Μπορούμε να προσθέσουμε το πλαίσιο κειμένου είτε στην ενότητα Κεφαλίδα σελίδας, είτε στην ενότητα Υποσέλιδο σελίδας. Θα προσθέσουμε πλαίσιο κειμένου, διότι σε αυτό, μπορούμε να ορίσουμε δυναμικά δεδομένα, ή συναρτήσεις. Δεν μπορούμε δηλαδή να χρησιμοποιήσουμε την ετικέτα. Προσθέτουμε το πλαίσιο κειμένου στο υποσέλιδο της σελίδας, και διαγράφουμε την ετικέτα του. Εμφανίζουμε τις ιδιότητες, και στην ιδιότητα «Προέλευση στοιχείου ελέγχου», πληκτρολογούμε την κατάλληλη συνάρτηση. Μπορούμε όμως, να χρησιμοποιήσουμε την Δόμηση εκφράσεων, για να δούμε όλες τις συναρτήσεις τις Access, επιλέγοντας Συναρτήσεις, ενσωματωμένες, Ημερομηνία/ώρα, Now. Μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για να δούμε τι κάνει η συγκεκριμένη συνάρτηση. Είναι βέβαια στα αγγλικά. Κάνουμε διπλό κλικ, και ΟΚ. Η ιδιότητα «Προέλευση στοιχείου ελέγχου», έχει τώρα την τιμή =Now(). Επειδή το αποτέλεσμα της συνάρτησης Now, είναι η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα, καλό είναι να ορίσουμε και την σχετική μορφοποίηση, δηλαδή «Γενική ημερομηνία». Μεταβαίνουμε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, και παρατηρούμε, ότι εμφανίζεται σε κάθε σελίδα, η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Μεταβαίνουμε ξανά, σε προβολή σχεδίασης. Στις κεφαλίδες και στα υποσέλιδα, συνήθως προσθέτουμε και αριθμούς σελίδας. Ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε αυτό, είναι να μεταβούμε στο μενού Εισαγωγή, Αριθμοί σελίδων. Επιλέγουμε Σελίδα Ν από Μ, στο υποσέλιδο, στοίχιση στο κέντρο, εμφάνιση αριθμού στην πρώτη σελίδα, και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Παρατηρούμε, ότι έχει εισαχθεί ένα νέο πλαίσιο κειμένου στο υποσέλιδο, το οποίο έχει αυτή την «Προέλευση στοιχείου ελέγχου». Χρησιμοποιούνται δύο συναρτήσεις, η Page, και η Pages. Η Page, μας επιστρέφει την τρέχουσα σελίδα, και η Pages το σύνολο των σελίδων. Στην αρχή της έκφρασης, υπάρχει το κείμενο «Σελίδα», και ένα κενό μέσα σε εισαγωγικά, ακολουθεί η συνάρτηση page, ακολουθεί το κείμενο “από” με ένα κενό πριν, και μετά, και τέλος η συνάρτηση pages. Το αποτέλεσμα είναι αυτό. Σελίδα 1 από 434, Σελίδα 2 από 434. Μεταβαίνουμε ξανά, σε προβολή σχεδίασης. Η κάθε ενότητα, έχει και τις δικές τις ιδιότητες. Επιλέγουμε την ενότητα Υποσέλιδο σελίδας. Εάν δεν θέλουμε να εμφανίζεται, τότε ορίζουμε την τιμή της ιδιότητας Ορατό, σε Όχι. Εάν επιλέξουμε από το μενού Προβολή, να μην εμφανίζονται, οι κεφαλίδες/και τα υποσέλιδα της σελίδας, και της έκθεσης, τότε οποιαδήποτε αντικείμενα έχουμε στις αντίστοιχες ενότητες, θα διαγραφούν, και οι ενότητες δεν θα εμφανίζονται κατά την εκτύπωση. Το αποτέλεσμα είναι αυτό.