Λίστα Τιμών Επιλογής

Στην συνέχεια θα αναφερθούμε στις λίστες τιμών επιλογής. Η λίστα τιμών είναι χρήσιμη διότι επιλέγουμε από τις διαθέσιμες επιλογές, και δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε δεδομένα. Έτσι, ελαχιστοποιούμε την πιθανότητα λανθασμένων καταχωρίσεων. Ανοίγουμε τον πίνακα «Πελάτες», για να δούμε πως χρησιμοποιούμε τις λίστες τιμών επιλογής. Θα εισάγουμε μία νέα εγγραφή. Πληκτρολογούμε επώνυμο Λαμπροπούλου, και όνομα Δέσποινα. Στο πεδίο Πόλη, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε κάποια τιμή. Κάνοντας κλικ εδώ, εμφανίζεται αυτό το βέλος, στο οποίο κάνουμε κλικ. Εμφανίζεται το αναδυόμενο μενού με τις δύο διαθέσιμες επιλογές, Αθήνα και Θεσσαλονίκη. Μπορούμε να επιλέξουμε μια από τις δύο πόλεις. Μπορούμε ασφαλώς να πληκτρολογήσουμε και κάποια άλλη που δεν υπάρχει στην λίστα. Στο πεδίο «ΦύλοΚωδ», επίσης δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε Θήλυ. Εμφανίζεται το αναδυόμενο μενού, με τις δύο διαθέσιμες επιλογές. Πρέπει να επιλέξουμε μια από τις δύο επιλογές, ή ʼρρεν, ή Θήλυ. Ας δοκιμάσουμε να πληκτρολογήσουμε Γυναίκα. Πατάμε το μολύβι για να αποθηκεύσουμε την εγγραφή. Παρατηρούμε, πως η access δεν αποθηκεύει την εγγραφή. Το πεδίο «ΦύλοΚωδ» δέχεται μόνο μία από τις δύο επιλογές, ʼρρεν ή Θήλυ. Το ίδιο συμβαίνει και στο πεδίο «Κατηγορία Κωδικός». Και στο πεδίο αυτό, ο ορισμός της κατηγορίας δεν γίνεται πληκτρολογώντας την τιμή, αλλά πατώντας το βέλος, και επιλέγοντας μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Επιλέγουμε π.χ. «Χονδρικής», και αποθηκεύουμε την εγγραφή. Ας δούμε όμως ποιος είναι ο τύπος δεδομένων αυτών των πεδίων. Του ΚατηγορίαΚωδ, του ΦύλλοΚωδ και της πόλης. Μεταβαίνουμε σε προβολή σχεδίασης. Παρατηρούμε, ότι το πεδίο Πόλη, έχει τύπο δεδομένων κείμενο. Στην καρτέλα εμφάνιση, και στην προέλευση γραμμής, μπορούμε να δούμε τις επιλογές της λίστας: Θεσσαλονίκη και Αθήνα. Στο πεδίο «ΦύλλοΚωδ», είναι Αριθμός… Byte, και στο «ΚατηγορίαΚωδ» είναι Αριθμός-Ακέραιος μεγάλου μήκους. Υπάρχει δηλαδή αντιστοίχιση των κειμένων επιλογής με κάποιον αριθμό. Αυτό δηλαδή που αποθηκεύεται στην βάση σε κάθε πελάτη είναι ένας αριθμός και όχι το κείμενο επιλογής, ʼρρεν ή Θήλυ ή Χονδρικής κ.λπ. Ας ανοίξουμε τώρα την βάση δεδομένων myData1.mdb, για να δούμε πως δημιουργούμε τις λίστες τιμών επιλογής. Ανοίγουμε τον πίνακα «Πελάτες», σε προβολή σχεδίασης. Στον τύπο δεδομένων του πεδίου «Πόλη», επιλέγουμε «Οδηγός αναζήτησης». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Οδηγός αναζήτησης». Έχουμε δύο επιλογές. Επιλέγουμε την πρώτη επιλογή αν οι τιμές της λίστας βρίσκονται αποθηκευμένες σε κάποιον πίνακα ή ερώτημα. Διαφορετικά κάνουμε κλικ εδώ ώστε να πληκτρολογήσουμε εμείς τις τιμές. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο πεδίο αυτό ορίζουμε τον αριθμό των στηλών. Η δική μας λίστα τιμών αποτελείται από 1 στήλη, στην οποία θα πληκτρολογήσουμε τις πόλεις. Κάνουμε κλικ και πληκτρολογούμε, Θεσσαλονίκη, Αθήνα. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Δεχόμαστε αυτό που μας προτείνει η access ως όνομα για την ετικέτα, και πατάμε Τέλος. Όσον αφορά το πεδίο «Φύλο Κωδικός», αν έχουμε αποφασίσει ότι θα καταχωρούμε τον αριθμό 1 όταν είναι ʼρρεν, και τον αριθμό 2 όταν είναι Θήλυ, τότε θα έπρεπε πάντα να θυμόμαστε αυτήν την αντιστοίχιση. Επειδή αυτό όμως είναι πολύ δύσκολο, θα δημιουργήσουμε την λίστα τιμών επιλογής. Στον τύπο δεδομένων του πεδίου «Φύλο κωδικός», επιλέγουμε «Οδηγός αναζήτησης». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Οδηγός αναζήτησης». Έχουμε 2 επιλογές. Επιλέγουμε να πληκτρολογήσουμε εμείς τις τιμές, και πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο πεδίο αυτό ορίζουμε τον αριθμό των στηλών. Η δική μας λίστα τιμών αποτελείται από δύο στήλες. Η πρώτη θα αναφέρεται στους αριθμούς, και η δεύτερη στο κείμενο επιλογής. Πληκτρολογούμε τον αριθμό 1, και την τιμή ʼρρεν, και από κάτω, το 2 για το Θήλυ. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο βήμα αυτό επιλέγουμε την στήλη η τιμή της οποίας θα αποθηκεύεται. Επιλέγουμε την 1η διότι θέλουμε να αποθηκεύεται ο αριθμός, και όχι το κείμενο. Πατάμε επόμενο. Δεχόμαστε το προεπιλεγμένο όνομα για την ετικέτα, και πατάμε το κουμπί «Τέλος». Αποθηκεύουμε τον πίνακα, και μεταβαίνουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παρατηρούμε, ότι στο πεδίο «Φύλλοκωδικός», εμφανίζεται η λίστα με τις επιλογές 1 και 2, και ʼρρεν ή Θήλυ. Θα ήταν χρησιμότερο να εμφανίζονται μόνο τα κείμενα και όχι οι αριθμοί. Ας δούμε πως μπορούμε να το αλλάξουμε αυτό. Μεταβαίνουμε σε προβολή σχεδίασης, και στο πεδίο «Φύλοκωδικός», μεταβαίνουμε στην καρτέλα Εμφάνιση. Στην ιδιότητα Πλάτη στηλών, παρατηρούμε ότι η πρώτη στήλη έχει πλάτος 2,54 εκατοστά. Το ίδιο και η δεύτερη. Εάν το πλάτος της 1ης στήλης το αλλάξουμε σε 0, τότε η 1η στήλη απλώς δεν θα εμφανίζεται. Αποθηκεύουμε τον πίνακα, και μεταβαίνουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παρατηρούμε ότι αντί για αριθμούς, 1 ή 2, βλέπουμε κείμενο, ʼρρεν ή Θήλυ. Είναι προτιμότερο να αποθηκεύουμε αριθμό όπως στο πεδίο «Φύλοκωδικός» και όχι το κείμενο όπως κάναμε στο πεδίο Πόλη, διότι αποθηκεύουμε για κάθε εγγραφή 1 byte που είναι ο αριθμός-byte, αντί για 5 byte (ʼρρεν) ή 4 byte (Θύλη). Θα δημιουργήσουμε τώρα, και στο πεδίο «Κατηγορία Κωδικός», μία λίστα τιμών. Αυτή την φορά όμως τις τιμές της λίστας, δεν θα τις πληκτρολογήσουμε εμείς αλλά θα τις αναζητήσουμε στον πίνακα «Κατηγορίες». Στον τύπο δεδομένων του πεδίου «Κατηγορία κωδικός», επιλέγουμε «Οδηγός αναζήτησης». Επιλέγουμε οι τιμές της στήλης να αναζητηθούν σε πίνακα, και πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Επιλέγουμε τον πίνακα «Κατηγορίες», και πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στα αριστερά εμφανίζονται τα πεδία του πίνακα «Κατηγορίες» και στα δεξιά θα εμφανιστούν τα πεδία που επιθυμούμε να εμφανιστούν στην λίστα τιμών. Επιλέγουμε και τα δύο πεδία. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Εδώ μπορούμε να ορίσουμε εάν θέλουμε η λίστα τιμών να είναι ταξινομημένη. Ορίζουμε να είναι ταξινομημένη ως προς το «Κατηγορία», σε αύξουσα σειρά, και πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Εμφανίζεται η λίστα τιμών με τις τέσσερεις τιμές. Παρατηρήστε ότι είναι επιλεγμένη η Απόκρυψη στήλης κλειδιού. Την αφήνουμε επιλεγμένη διότι δεν θέλουμε να εμφανίζονται οι αριθμοί, αλλά μόνο οι κατηγορίες. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο βήμα αυτό, πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε να έχει η ετικέτα. Δεχόμαστε το προεπιλεγμένο όνομα, και πατάμε το κουμπί «Τέλος». Στο μήνυμα αυτό πατάμε το κουμπί ΝΑΙ. Μεταβαίνουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παρατηρούμε πως οι τιμές που δέχεται το πεδίο «Κατηγορία», είναι μόνο αυτές οι τέσσερεις. Μεταβαίνουμε σε προβολή σχεδίασης. Οι ιδιότητες για την λίστα τιμών επιλογής, βρίσκονται στην καρτέλα Εμφάνιση. Παρατηρούμε ότι για τα περισσότερα πεδία η εμφάνιση είναι Πλαίσιο κειμένου, ενώ για το πεδίο «Πόλη», είναι σύνθετο πλαίσιο με λίστα τιμών, όπως και για το «Φύλοκωδικός», ενώ, για το Κατηγορία_Κωδ είναι Σύνθετο πλαίσιο, με Πίνακας/Ερώτημα. Για να αφαιρέσουμε από το πεδίο «Κατηγορία κωδικός» την λίστα τιμών, ορίζουμε το στοιχείο ελέγχου από σύνθετο πλαίσιο, σε πλαίσιο κειμένου. Μεταβαίνουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων και παρατηρούμε πως στο πεδίο «Κατηγορία κωδικός», δεν εμφανίζεται η λίστα με τις τιμές.