Βήμα 1, 2, 3

Η συγχώνευση αλληλογραφίας ολοκληρώνεται σε έξι βήματα.
Στη οθόνη έχουμε ήδη πληκτρολογήσει το κείμενο το οποίο θα στείλουμε. Δεν είναι υποχρεωτικό να το κάνουμε από την αρχή, θα μπορούσαμε να το κάνουμε και σε επόμενο βήμα. Από την καρτέλα “Στοιχεία αλληλογραφίας”, μεταβαίνουμε στην ομάδα “Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας”, κάνουμε κλικ στην εντολή “Έναρξη Συγχώνευσης αλληλογραφίας”, και επιλέγουμε “Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα”. Στα δεξιά της οθόνης εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών. Αυτή τη στιγμή βρισκόμαστε στο πρώτο από τα έξι βήματα.
Στο πρώτο βήμα επιλέγουμε το έγγραφο στο οποίο εργαζόμαστε. Εμείς θέλουμε να στείλουμε μία επιστολή, γι’ αυτό και θα κάνουμε κλικ σε αυτό το σημείο. Θα μπορούσαμε ασφαλώς να εργαζόμαστε σε φακέλους ή σε ετικέτες. Για να μεταβούμε στο επόμενο βήμα, το δεύτερο, κάνουμε ένα κλικ σ’ αυτό το σημείο.
Στο δεύτερο βήμα ορίζουμε το έγγραφο το οποίο θα στείλουμε. Κάνοντας ένα κλικ στο σημείο αυτό “Χρήση τρέχοντος εγγράφου”, ορίζουμε πως το έγγραφο το οποίο θα στείλουμε στους παραλήπτες μας, θα είναι αυτό εδώ. Θα μπορούσαμε ασφαλώς να επιλέξουμε κάποιο άλλο έγγραφο από ένα πρότυπο, ή από ένα ήδη υπάρχον έγγραφο. Για να μεταβούμε στο επόμενο βήμα, το τρίτο, κάνουμε ένα κλικ σ’ αυτό το σημείο.
Στο επόμενο βήμα, το τρίτο, θα πρέπει να επιλέξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Είναι το αρχείο το οποίο περιέχει τα ονόματα των παραληπτών. Αυτή είναι η πρώτη επιστολή που στέλνουμε, γι’ αυτό και δεν υπάρχει αρχείο προέλευσης δεδομένων. Θα πρέπει δηλαδή να κάνουμε κλικ στο σημείο αυτό, “Πληκτρολόγηση νέας λίστας”, και στη συνέχεια κλικ στο κουμπί “Δημιουργία”, για να δημιουργήσουμε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων. Την επόμενη φορά, στην δεύτερη επιστολή, θα κάνουμε κλικ στο σημείο αυτό “Χρήση υπάρχουσας λίστας”, και στη συνέχεια κλικ στο κουμπί “Αναζήτηση”, για να επιλέξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων που έχουμε ήδη δημιουργήσει. Ασφαλώς θα μπορούσαμε να επιλέξουμε, και τις επαφές του Outlook. Εμείς επιλέγουμε πληκτρολόγηση νέας λίστας, και κάνουμε κλικ στο κουμπί δημιουργία.
Σε αυτό το σημείο θα κάνουμε μία μικρή διακοπή για να δείξουμε, πως περίπου μοιάζει ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων. Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων αποτελείται από πεδία. Το συγκεκριμένο το οποίο έχουμε ετοιμάσει αποτελείται από τέσσερα. Το πεδίο επώνυμο, όνομα, προσφώνηση, διεύθυνση. Αποτελείται επίσης από εγγραφές, η πρώτη, η δεύτερη, η τρίτη, η τέταρτη, και ούτω καθεξής. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων όπως έχουμε ήδη αναφέρει, θα πρέπει να το αποθηκεύσουμε. Το όνομα του είναι “Συνεργάτες.mdb”. Πρόκειται περί αρχείου της Access. Σε παλιότερες εκδόσεις του Word θα μπορούσε να έχει και την κατάληξη doc.
Στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που έχουμε στην οθόνη αυτή τη στιγμή, έχουμε ένα πεδίο επώνυμο, και ένα άλλο πεδίο προσφώνηση. Στη πρώτη εγγραφή η οποία είναι αυτή, το πεδίο επώνυμο έχει την τιμή “Λαμπρόπουλος”, ενώ το πεδίο προσφώνηση έχει την τιμή “Λαμπρόπουλε”. Χρησιμοποιήσαμε δύο πεδία τα οποία μοιάζουν πάρα πολύ μεταξύ τους. Αυτό έγινε για τον εξής απλό λόγο. Τα πεδία και οι τιμές τους χρησιμοποιούνται όπως τα έχουμε γράψει. ʼρα στο παράδειγμα της οθόνης, και στο έγγραφο στο οποίο θέλουμε να στείλουμε σε όλους τους παραλήπτες, μετά το “αγαπητέ κύριε” το Word θα συμπλήρωνε “αγαπητέ κύριε Λαμπρόπουλος”, κάτι που ασφαλώς δεν είναι σωστό. Γι’ αυτό εισάγουμε άλλο ένα πεδίο, το πεδίο με όνομα προσφώνηση. Πληκτρολογούμε την τιμή Λαμπρόπουλε, οπότε το Word θα εισάγει “αγαπητέ κύριε Λαμπρόπουλε”. Στη συνέχεια μπορούμε να επιστρέψουμε, στο βήμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας το οποίο είχαμε αφήσει στη μέση.