Βήμα 3, 4, 5 ,6

Στο σημείο αυτό θα πρέπει να εισάγουμε τα στοιχεία της πρώτης εγγραφής. Το Word από μόνο του προτείνει αρκετά πεδία, τίτλος, όνομα, επώνυμο, εταιρία, και ούτω καθεξής. Εάν τα χρειαζόμαστε όλα αυτά έχει καλώς. Εάν δεν τα χρειαζόμαστε θα κάνουμε κλικ στο κουμπί προσαρμογή στηλών, για να διαγράψουμε μερικά από αυτά, ή να προσθέσουμε και κάποια καινούρια. Επιλέγουμε το πεδίο “ηλεκτρονική διεύθυνση”, και κάνουμε κλικ στο κουμπί διαγραφή. Στη συνέχεια επιβεβαιώνουμε πως θέλουμε να διαγράψουμε το πεδίο. Με τον ίδιο τρόπο διαγράφουμε όλα τα πεδία εκτός από το πεδίο όνομα και επώνυμο.
Ας υποθέσουμε πως θέλουμε να προσθέσουμε άλλο ένα πεδίο. Το πεδίο “Προσφώνηση”. Θα κάνουμε λοιπόν κλικ στο κουμπί προσθήκη. Στο σημείο αυτό θα πληκτρολογήσουμε το κείμενο “προσφώνηση”. Στη συνέχεια θα κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Εάν θέλουμε μπορούμε να αλλάξουμε και τη σειρά των πεδίων. Επιλέγουμε το πεδίο “Επώνυμο”, και κάνουμε δύο κλικ στο κουμπί “Μετακίνηση επάνω”. Τώρα η σειρά είναι: Επώνυμο, Όνομα, και Προσφώνηση. Στη συνέχεια θα κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Επιστρέφουμε στο προηγούμενο παράθυρο, και παρατηρούμε πως αποτελείται μόνο από τρία πεδία, αυτά τα οποία έχουμε επιλέξει. Στη συνέχεια θα πρέπει να εισάγουμε τα στοιχεία για κάθε εγγραφή ξεχωριστά.
Εισάγουμε το σημείο εισαγωγής στο πεδίο επώνυμο, και πληκτρολογούμε, το επώνυμο της πρώτης εγγραφής. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο πεδίο όνομα, και πληκτρολογούμε το όνομα. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο πεδίο προσφώνησης, και πληκτρολογούμε “Λαμπρόπουλε”. Ολοκληρώσαμε την πληκτρολόγηση της πρώτης εγγραφής. Στη συνέχεια για να εισάγουμε τα στοιχεία της δεύτερης, κάνουμε κλικ στο κουμπί “νέα καταχώρηση”. Με τον ίδιο τρόπο εισάγουμε τα στοιχεία και της δεύτερης εγγραφής. Κάνουμε πάλι ένα κλικ στο κουμπί “νέα καταχώρηση”, και εισάγουμε τα στοιχεία της τρίτης. Εάν είμαστε έτοιμοι κάνουμε ένα κλικ στο κουμπί “ΟΚ”. Καλό είναι προτού πατήσουμε το κουμπί “ΟΚ”, να ρίξουμε άλλη μία ματιά μήπως έχουμε κάνει κάποιο ορθογραφικό λάθος. Όταν είμαστε έτοιμοι κάνουμε ένα κλικ στο κουμπί “ΟΚ”. Το Word μας ζητάει να αποθηκεύσουμε το έγγραφο. Αφού επιλέξουμε τον φάκελο στον οποίο θέλουμε να αποθηκευτεί, πληκτρολογούμε, στο σημείο αυτό, το όνομα του αρχείου, και κάνουμε κλικ στο κουμπί αποθήκευση. Στο σημείο αυτό αρκεί να κάνουμε ένα κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Επιστρέφουμε πάλι στο τρίτο βήμα. Στη συνέχεια για να μεταβούμε στο επόμενο, κάνουμε κλικ στο σημείο αυτό. Βρισκόμαστε στο τέταρτο βήμα. Μπορούμε να το δούμε και από εδώ. Στο τέταρτο βήμα εισάγουμε τα πεδία στο έγγραφο μας. Έχουμε ήδη αναφέρει πως στη επιστολή μας, και μάλιστα στο σημείο αυτό, θα πρέπει να εμφανίζεται το επώνυμο του παραλήπτη. Κάνουμε ένα κλικ στο σημείο αυτό, και στη συνέχεια θα πρέπει να επιλέξουμε το επώνυμο, από το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Αυτό θα γίνει ως εξής. Θα κάνουμε μία φορά κλικ στο “άλλα στοιχεία”. Από το παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγουμε το πεδίο προσφώνηση, και πατάμε το κουμπί εισαγωγή. Το πεδίο εμφανίζεται μέσα σε εισαγωγικά μετά το κύριε. Θα μπορούσαμε ασφαλώς να εισάγουμε και άλλα πεδία. Εμείς όμως στο συγκεκριμένο παράδειγμα δεν θέλουμε να εισάγουμε άλλα πεδία, γι’ αυτό και θα κάνουμε κλικ στο κουμπί κλείσιμο. Κάνουμε κλικ στο σημείο αυτό. Στο σημείο αυτό εμφανίζεται μία προεπισκόπηση των επιστολών. Αυτός είναι ο πρώτος παραλήπτης που εμφανίζεται στο σημείο αυτό, για να δούμε και τους υπόλοιπους, αρκεί να κάνουμε ένα κλικ κάθε φορά σε αυτό το κουμπί. Εμφανίζεται ο δεύτερος, ο τρίτος, και αν είχαμε περισσότερους θα εμφανιζόταν όλοι. Εάν το κείμενο έχει τη μορφή που θέλουμε, θα πρέπει να μεταβούμε στο επόμενο βήμα. Στο σημείο αυτό είμαστε έτοιμοι να δημιουργήσουμε τις επιστολές μας. Εάν θέλουμε μπορούμε να τις εκτυπώσουμε, κάνοντας κλικ στο κουμπί αυτό. Στη συνέχεια θα πρέπει να επιλέξουμε, ποιες εγγραφές θέλουμε να εκτυπωθούν, και να κάνουμε κλικ στο ΟΚ. Εάν θέλουμε όμως μπορούμε να δημιουργήσουμε νέο έγγραφο, το οποίο θα αποτελείται από όλες τις επιστολές. Εμείς επιλέγουμε την “επεξεργασία μεμονωμένων επιστολών”. Επιλέγουμε όλες τις εγγραφές, και να κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Δημιουργείται ένα νέο έγγραφο το οποίο αποτελείται από τρεις σελίδες, επειδή το αρχείο προέλευσης δεδομένων που έχουμε δημιουργήσει αποτελείται από τρεις εγγραφές. Στη πρώτη σελίδα εμφανίζεται το όνομα της πρώτης εγγραφής. Στη δεύτερη της δεύτερης, στη τρίτη της τρίτης και ούτω καθεξής. Το έγγραφο αυτό, αν θέλουμε μπορούμε να το αποθηκεύσουμε ή να το εκτυπώσουμε.